Si eres un profesional de los arrendamientos urbanos, ya puedes poner a disposición de tus clientes los contratos para que se puedan firmar por via electrónica, con la misma validez legal que si los firmaran a mano. Gracias a ello, ofrecerás un mejor servicio a tus clientes, puesto que no les obligarás a desplazarse a tu despacho para poner el garabato. Sigue leyendo esta entrada y descubrirás cómo conseguirlo.
PortaSigma, es la herramienta que necesitas. Crea tu propia cuenta en un minuto, y ya estarás listo para servirles a tus clientes, la posibilidad de firmar los contratos de arrendamiento electrónicamente.
¿Qué necesitan arrendador y arrendatario para firmar?
El único requisito para firmar en PortaSigma es disponer de un certificado digital reconocido, como pueden ser el de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), o el certificado de firma del DNI electrónico. Hay otros certificados digitales reconocidos, pero están más orientados a un uso profesional. Los mencionados son los más divulgados entre ciudadanos.
En el primer caso (FNMT), hay cerca de 3 Millones de certificados entregados a ciudadanos. Además, todos ellos son usuarios activos de estos certificados, puesto que los han obtenido para realizar algún trámite determinado con la administración. Además, la mayor parte de estos certificados se han entregado en software, por lo que su uso no requiere de lector de tarjetas.
En cuanto al DNI electrónico, la proporción de dispositivos entregados es 10 veces mayor, unos 30 Millones, pero la realidad es que la mayor parte de los poseedores de DNI electrónico, no son conscientes de sus aplicaciones. Firmar con el DNI electrónico requiere disponer de lector de tarjetas, haber instalado todos los ‘drivers’ necesarios, y conocer el PIN. A pesar del desconocimiento de la mayor parte de estos usuarios, el potencial es muy grande, y ofrecer aplicaciones prácticas, sin duda despertará su interés.
¿Cómo se firma un contrato de arrendamiento desde PortaSigma?
En primer lugar, es imprescindible que el profesional de arrendamiento disponga de cuenta. Crearla es gratis, y puede realizarse desde este enlace.
En segundo lugar, el contrato de arrendamiento debe ser transformado previamente en PDF. Hay muchas herramientas gratuitas que permiten ‘imprimir’ un documento desde cualquier formato, a un archivo PDF.
Tras acceder a su cuenta PortaSigma, el profesional de arrendamiento debe añadir el documento PDF que contiene el contrato. Al hacerlo, pueden añadirse campos de descripción y referencia, que facilitarán la posterior localización y notificación a arrendador y arrendatario.
Una vez subido el documento, la opción “Solicitar firmas” nos permitirá informar de las partes que tienen que firmar el documento, en este caso arrendador y arrendatario. Para cada uno, debe informarse de Nombre y Apellidos, DNI y el e-mail donde dirigir la petición.
Una vez añadidos los dos firmantes, basta con ‘clicar’ en “Guardar y enviar peticiones” y PortaSigma enviará automáticamente un e-mail al arrendador y otro al arrendatario. El e-mail contiene información del origen y motivo de la solicitud, y un enlace claramente visible para acceder al documento.
Arrendador y arrendatario, accederán al documento a través del enlace, sin necesidad de tener cuenta en PortaSigma. Lo que hará PortaSigma es comprobar que el DNI contenido en el certificado digital del firmante, y el informado por el profesional de arrendamiento, son el mismo. Dicho de otra manera, las partes firmantes podrán acceder al contrato únicamente si su DNI está en la lista, y dicho DNI se comprueba dentro del certificado digital presentado.
Al acceder al documento, PortaSigma presentará al firmante una visualización del contrato, e incluso la posibilidad de descargarlo para revisarlo con detenimiento.
Una vez revisado, cada firmante podrá decidir si firmar, rechazar la firma, o añadir observaciones para su modificación.
Una vez todas las partes han firmado, PortaSigma enviará notificaciones al profesional de arrendamiento. El documento quedará firmado bajo control del profesional, y a disposición de arrendador y arrendatario.
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