Integración del envío de facturas en formato FACTURAE con ClickSign

Desde el 15 de enero, tal como regula la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, todas las empresas que aspiren a trabajar para las Administraciones Públicas, deben poder emitir sus facturas en formato XML-Facturae.

La Normativa

En lo que se refiere al formato de las facturas, el Artículo 5 de dicha Ley establece:

1. Las facturas electrónicas que se remitan a las Administraciones Públicas deberán tener un formato estructurado y estar firmadas con firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 10.1 a) del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Por Orden de la Vicepresidenta del Gobierno y Ministra de la Presidencia, a propuesta conjunta del Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas y del Ministro de Industria, Energía y Turismo, se determinará el formato estructurado de la factura electrónica, oído el comité sectorial de Administración electrónica.

2. También se admitirá el sello electrónico avanzado basado en un certificado reconocido que reúna los siguientes requisitos:

a) El certificado deberá identificar a la persona jurídica o entidad sin personalidad jurídica que selle la factura electrónica, a través de su denominación o razón social y su número de identificación fiscal.

b) La solicitud del sello electrónico avanzado podrá formularse bien mediante comparecencia presencial de una persona física que acredite su representación, bien por medios electrónicos mediante el DNI electrónico y la remisión de los documentos que acrediten su poder de representación en formato papel o electrónico. El sello electrónico es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados o asociados con facturas electrónicas, que pueden ser utilizados por personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica para garantizar el origen y la integridad de su contenido.

Por otra parte, la disposición adicional segunda, matiza lo siguiente en relación con el formato de la factura y su firma electrónica:

En tanto no se apruebe la Orden ministerial prevista en el artículo 5, las facturas electrónicas que se remitan a las Administraciones Públicas se ajustarán al formato estructurado de la factura electrónica Facturae, versión 3.2, y de firma electrónica conforme a la especificación XMLAdvanced Electronic Signatures (XAdES).

Las condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de facturas electrónicas, se regula en la siguiente Resolución de 10 de octubre de 2014. El punto general de entrada de facturas es la plataforma FACe.

El Reto

Con este paso, la pelota está en el campo de las empresas, cuyo objetivo es conseguir un envío de facturas integrado con sus sistemas de gestión.  El proceso a realizar para el envío de cada factura sería el siguiente:

  1. Creación de la factura en el ERP
  2. Exportación de la factura a archivo con formato estructurado XML Facturae
  3. Firma del archivo XML Facturae en formato XAdES
  4. Envío del documento al punto de entrada correspondiente

Realizar estas operaciones cuando el volumen de documentos a procesar adquiere un cierto volumen puede ser realmente tedioso, así que deben poder realizarse de forma automatizada y desatendida.

La Solución integrada

Crear el XML-Facturae sin firma, no debe ser un problema para el fabricante del ERP. Tendrá control sobre la base de datos, y construir un archivo XML con el formato correcto a partir de estos datos no debe suponer ninguna dificultad.

Más sencillo todavía debe resultar realizar el envío de dicho documento.

La fase más compleja es la firma electrónica, puesto que requiere conocimiento en un ámbito muy especializado, así que nuestra solución se centra en la automatización de esta fase. Para simplificar al máximo esta parte del proceso, proponemos apoyarse en ClickSign.

ClickSign ha destacado siempre por su sencillez de uso, de la que pueden beneficiarse tanto usuarios finales como integradores.

Por un lado, ClickSign Pro dispone de la función SignLoop. esta función abre un proceso que se caracteriza por 3 parámetros. Una carpeta de entrada, una carpeta de salida, y un certificado digital. SignLoop monitoriza la carpeta de entrada, firma con el certificado digital seleccionado, todos los archivos que encuentra,  y los mueve firmados a la carpeta de salida. El formato de firma se selecciona de forma automática en función del tipo de archivo a firmar.

Adicionalmente,  ClickSign Pro puede activarse usando comandos. De esta forma, podemos firmar documentos, o abrir sesiones de SignLoop, a través de llamadas desde el propio ERP.

De este modo, la integración pasa a ser así de sencilla:

  1. Se crea el archivo XML-Facturae
  2. Se abre una sesión de SignLoop por comandos, pasando carpeta de entrada, salida y certificado digital como parámetro
  3. Se depositan los documentos a firmar en la carpeta de entrada
  4. Se recuperan los documentos firmados de la carpeta de salida
  5. Se envían los documentos firmados al punto de recepción de facturas

Delegar la fase de firma en una aplicación como ClickSign Pro resulta en los siguientes beneficios:

  • Reducción costes de desarrollo
  • Puesta en producción de la aplicación casi inmediato
  • Delegar los aspectos relacionados con el cumplimiento legal en una empresa especializada
  • Los formatos y tecnologías de firma electrónica evolucionan. Optar por ClickSign Pro implica olvidarse de este mantenimiento

ClickSign puede descargarse desde aquí. La instalación de ClickSign genera una licencia de evaluación de 1 mes de ClickSign Pro, con lo que pueden probarse fácilmente todas las funcionalidades descritas en esta entrada. Contacta con nosotros si tienes dudas o requieres información adicional.

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Acerca de rdeblas

CEO de isigma
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